レンタルオフィス契約前に確認すべき9の項目

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レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

賃料やサービス利用料の安さを優先してレンタルオフィスを決めてしまう方は一定数いらっしゃいますが、そのような方は後に想定外の条件やコストに悩まされる可能性があるため注意が必要です。

「事業の拡大・縮小」「より良い条件のオフィスを見つけた」という理由以外でレンタルオフィスを移転してお金や手間を無駄にしたくないという方は、ぜひ以下にまとめた「レンタルオフィス契約前に確認すべき9つの項目」に目を通してみてください。

①契約時の初期費用総額と内容

わかりやすい例として「初期費用0円」を出しますが、「0円」と書いてあったからといってあなたが契約時に支払う初期費用が本当に「0円」で済むとは限りません。

借り手の視点だとレンタルオフィスの初期費用は「保証金」「敷金」「事務手数料」「初年度年会費」「賃料の○ヶ月分先払い」などが該当すると思いますが、実際のレンタルオフィスの初期費用にはこれらの費用のほかに「保険料」や「退去時の原状回復費用」を含む場合や他のコストに上乗せしているため結局大して安くはなっていない場合などがあるためです。

レンタルオフィス契約時の初期費用総額と内容については契約前に必ず確認して納得した上で借りるようにしましょう。

②年会費・更新費の有無

初期費用が極端に安かったり長期の賃料無料キャンペーンがあるようなレンタルオフィスは、年会費や更新費を多く取ることで利益を調整している場合があるので注意が必要です。

初期費用や賃料のキャンペーンに釣られて後先を考えないオフィス選びをしがちな方は、必ず契約前に年会費や更新費等のコストがないかどうか、ある場合はいくらなのかを確認するようにしましょう。

③自分のビジネスに必要なオフィスサービスは全て揃っているか

後から「使いたいサービスがあったけど取り扱ってなかった…」となってしまうとオフィスを移転せざるを得なくなる場合があるので特に注意が必要です。

  • 法人登記が可能か
  • オプションサービスの種類と質
    (秘書サービスの有無と質、03電話番号が使えるか、等)
  • 郵便物の取り扱い方法の種類
  • 会議室の有無、広さや質など
  • コワーキングスペースの有無、広さや質など

など、レンタルオフィスで利用できるオフィスサービスの種類や質は運営会社によって異なるため、必ず契約前に念入りに確認するようにしてください。

④立地条件

あなたのビジネスに来客対応が必要な場合、「駅から近いかどうか」「アクセスしやすい場所であるか」という2つの条件は非常に重要です。

あなたが気に入った場所を借りるのが一番ですが、来客対応が必要なビジネスを行なっている場合は、借りる前にお客様が来やすい場所であるかどうかを客観的に考えてみましょう。

⑤拠点の住所に犯罪歴はないか

借りようとしているレンタルオフィスの住所地に犯罪歴があると、後に銀行で法人口座を開設できなくなる場合があるため注意が必要です。

特に気に入った住所地のレンタルオフィスで長期的にビジネスを行おうとしている方は、必ず契約前に拠点住所に犯罪歴がないかを確認するようにしてください。(他社の事案になりますが、これが原因で契約直後にオフィスを移転する羽目になった方が実際にいらっしゃいます)

⑥オフィス設備の種類・質

基本的に、レンタルオフィスには机、オフィスチェア、電話機、複合機、ネット回線、空調設備、会議室などのオフィス設備が揃っているはずですが、運営会社によっては意外なものが無かったりすることがあるため契約前の確認は必須です。

また、レンタルオフィスの中には自前のオフィス家具の持ち込みが可能なところもあるため、好きなオフィス家具を置きたい場合は事前に確認しておくようにしましょう。

⑦オフィス内施設の利用時間

昨今では個室を借りるタイプのレンタルオフィスは24時間いつでも使えるサービスとなりましたが、24時間利用可能なレンタルオフィスであってもオフィス内にある施設には使用時間が決められている場合があるため注意が必要です。

特に会議室やコワーキングスペース、簡易ミーティングスペースなどを深夜に利用したいと考えている場合は、オフィス内施設の使用時間について必ず契約前に確認するようにしましょう。

⑧オフィス施設の利用状況

「会議室がいつも混んでいて使えない」
「コワーキングスペースで使いたい席がいつも埋まっている」

など、人気が集中しているレンタルオフィスならではのトラブルもあります。

せっかく良い施設があってもあなたが使えなければなんの意味もありませんので、使う頻度に応じた適度な空き具合が見込めるかどうかを契約前に確認するようにしましょう。

⑨退去時の費用の総額と内容

レンタルオフィスには退去時に解約金を請求してくるところがあるので、とにかくムダなコストを払いたくないという方は注意が必要です。

また、個室を借りるタイプのレンタルオフィスは退去時に「原状回復費用」が必要になる場合があります。原状回復費用は借りるスペースの大きさによって見積額が変動するもので、ほぼ必須なコストとなります。

退去時に支払う必要がある費用の総額と内容については、契約前に必ず詳細を確認にするようにしてください。後で揉めても支払いが免除になることはありません。

まとめ

レンタルオフィスは低コストで借りられるため、細かい条件をよく確認せずに契約をしてしまう方がどうしても一定数出てしまいます。

借りたレンタルオフィスに対して想定外の不満を抱えてしまうと、最悪の場合、借りて間もない時期であってもオフィスを移転しなければならなくなり、移転にかかるお金・手間・時間が無駄になってしまいます。

自分のビジネスや利用目的、求めている条件に合ったレンタルオフィスを選び、オフィスの移転は「事業の拡大・縮小」「より良い条件のオフィスを見つけた」という時以外はしないで済むようにしたいものです。