自分に合った最適なレンタルオフィスの選び方4つのポイント

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レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

レンタルオフィスには「専用個室」「専用スペース」「バーチャルオフィス」「シェアオフィス(コワーキングオフィス)」など様々な種類があり、借り手側は自分のビジネスに必要な機能やオフィスサービスを多種多様な運営会社の中から選んで利用することができます。

しかし、「様々な選択肢から自由に選べる」という条件で選んだにもかかわらず、「今使っているレンタルオフィスが自分に合ってない」という悩みを抱えてしまう方は後を絶ちません。

当ページでは、そんな悩みを持った方々やこれからレンタルオフィスを初めて探す方のために、レンタルオフィス運営責任者の視点から「自分に合った最適なレンタルオフィスの選び方」について解説させていただきます。

できる限り公平な視点で解説していきますので、レンタルオフィスを探す際にはぜひ役立てていただければと思います。

1.必要なオフィスサービスを全て取り扱っているか

「このレンタルオフィスは自分に合っている」という満足感を得るためには、当然ですが自分のビジネスに必要なオフィスサービスだけに料金を支払い、納得して利用する必要があります。

レンタルオフィスで利用できるオフィスサービスは、運営会社によって料金設定はもちろんですが、種類・質も異なってきます。

  • 法人登記をしたい
  • 24時間使えるデスクが欲しい
  • シェアオフィス用のデスクスペースを利用したい
  • いつでも使える会議室が欲しい
  • 外国語対応可能な秘書サービスを使いたい
  • 来客対応用にそれなりのグレードの会議室が欲しい
  • 住所利用だけでなく定期的にデスクワークスペースを使いたい

特に上記のような希望については、レンタルオフィスによってはサービス自体利用できないケースもあります。また、取り扱っていてもサービスの質が低く借り手の希望に合う使い方ができないということもあります。

「自分のビジネスに必要なオフィスサービスを全て取り扱っており、サービスの質が求める水準に達している」というレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。

2.ムダな料金を払わずに利用することができるか

レンタルオフィスでは、オフィスを借りる条件に「一番安い基本プラン+抱き合わせオプションサービス」が必要な場合があります。

そのオプションサービスが求めている条件に合えば最適と言えますが、全く必要ないものであればムダ以外のなにものでもありません。。

何らかの条件を優先したために「不要なオフィスサービスを含んだセットプラン」しか選べない場合等もあると思いますが、 使わないオフィスサービスを含んだセットプランは極力避け、必要なオフィスサービスだけにコストをかけられるレンタルオフィスを選んだほうが後々不満が出る可能性は低くなります。

「必要なコスト」は月額利用料金だけではない

  • 「初期費用(保証金・事務手数料など)」
  • 「更新費(年会費・保険料・更新事務手数料など)」
  • 「解約金(解約金・原状回復費用)」

これらの料金についても、払いたくなければ払わずに済むレンタルオフィスを探すべきです。

仮に短期間で移転となる場合、賃料やオプションサービスの価格が相場より安くても結果的に大損となってしまう可能性があるためです。

保険料や原状回復費用はほぼ必須なコストとなりますが、それ以外はレンタルオフィスによっては無料であったり割引してくれるところもあります。

第一候補で借りたいレンタルオフィスの初期費用が高い場合は、ダメ元で交渉してみるのも有りです。運営会社によっては、初期費用は減額した分、解約時にペナルティをつけるなど希望を聞いてくれる可能性があります。

レンタルオフィス運営責任者としての個人的な意見となりますが、不要な初期費用や更新費、解約金で儲けようとするレンタルオフィスは選択肢から全て除外しても良いと考えています。

3.ビジネスのレベルに合っているか

「外観の良さに惚れてしまい借りたものの、来客対応が全く不必要なビジネスで 売上に見合わない賃料のレンタルオフィスを借りてしまった」という建築関係の法人様。

「利益に対するコストを気にしすぎてしまい、来客対応が必要なのにグレードが 低すぎるレンタルオフィスを借りてしまった為、お客様がビルまで来て『今日の面接はお断り したいと思います』と何度も言われ続けた」というエンジニア派遣業を営む法人様。

上記2つの実例のように、自分のビジネスに合ったレンタルオフィスを選ばなかったためビジネスに悪影響が出てしまったというケースは少なくありません。

対外的な見栄がビジネス上重要となる業種もあります。
ビジネスですからメンツを気にするのは悪いことではありません。

しかし、売上に見合わない賃料は業績が悪化した時にビジネスが立ちいかなくなる原因となります。事業が縮小すればオフィスを移転せざるを得ない状況に追い込まれてしまうかもしれませんし、大切な取引先に悪いイメージを与えてしまうことに繋がりかねません。

ビジネスは深い部分では人と人との繋がりで成り立っています。
簡単なことで信用を失い、取引先との縁が切れてしまうこともあります。

自分のビジネスに必要な部分にはコストをかけ、必要ないものにコストはかけないようにする。 レンタルオフィスを選ぶ際にはとても重要な視点となります。

4.無いものは探さない

上記3つのポイントだけでは、自分にとって最適なレンタルオフィスが見つからない場合も当然出てくると思います。

「良い条件のレンタルオフィスが見つからない…」という方は、何らかの条件で高望みしすぎており、希望エリアにおいて対象のレンタルオフィスが全く無いということが考えられます。

そんな時は、「譲れない条件」と「妥協点」をハッキリ決めることで最終的に納得してレンタルオフィスを選ぶしかありません。

例として、
「オフィスのグレード、オフィスサービス共にそれなりの質がほしい。毎月支払うコストはできる限り安く抑えたい」という条件で探しているが見つからない……
というケースについて考えてみましょう。

妥協案として考えられるのは、

  • オフィスのグレードと低コストを優先し、住所地を安いエリアに変更
  • 低コストとオフィスサービスを優先し、オフィスのグレードを少し落とす
  • オフィスサービスとオフィスビルのグレードを優先し、毎月支払うコストは高くても我慢

どの項目を譲れない条件・妥協点とするかを決められないと、無いものを延々と探し続ける負のループにはまってしまいかねません。

「いつまで経ってもレンタルオフィスが決まらない!」という事態を避けるためにも、変更しても納得できる条件を妥協点として設定しておきましょう。

まとめ

自分に合った最適なレンタルオフィスを選ぶためのポイントは4つです。

  • 必要なオフィスサービスが揃っており、求めている水準に達しているか
  • ムダな料金を払わずに利用することができるか
  • ビジネスのレベルに合っているか
  • 無いものは探さない→「譲れない条件」と「妥協点」を決めておく

レンタルオフィスの選定に悩んでいる方やオフィスの移転を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。