契約書やデザイン、プレゼン資料などのデータを保管・差分チェックできる「proofrog」の機能と使い方

レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

書類やデザイン、プレゼン資料などのデータを扱う機会が多い方の中には、それらをうまく管理できず悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。書類ひとつとっても、過去のバージョンとの差分をひとつずつ目視で確認する作業を行えば無駄に時間がかかってしまいます。

今回ご紹介する「proofrog」は、テキストのみの契約書、図形などを含むプレゼン資料、画像を含むチラシや広告のデザイン等を手軽に保管・管理できるツールです。バージョンごとにどこを修正したかがひと目でわかる仕様で、確認作業時間を大幅に削減することができます。

これらのデータ管理業務の無駄を少しでも減らしたいという方はぜひ目を通してみてください。

「proofrog」とは

トップヘッダーキャッチ|proofrog

URL: https://proofrog.cloud/

「proofrog」は、ブラウザ上で利用することができる日本語対応、インストール不要の書類・デザインデータ管理ツールです。無料トライアルあり(※当記事公開時点)。

「proofrog」の登録・ログイン方法

「proofrog」はインストール不要で、ブラウザでログインして使えるツールです。

ログイン方法は2種類。
・メールアドレス、パスワードを新規登録して専用アカウントでログイン
・GoogleまたはTwitterのアカウントでログイン

「proofrog」専用アカウントを作成しなくても利用可能となっています。

ログイン後の管理画面

ログイン後の画面(初回)|proofrog

ログイン後の管理画面トップページがこちら。

初めて使う時は、上部メニュー「+ デモサンプル追加」の利用を推奨しますが、手探りで使ってみたい方は「+ 新規追加」からスタートしても問題ありません。

※当操作デモは、Windows10のPC、ブラウザはGoogleクロームで行います。

デモサンプルで使用感を確認する方法

ここからはデモサンプルを使って差分チェックを行う方法を解説します。

まず最初に管理画面トップ「+ デモサンプル追加」で好みのサンプルを選びクリックするとワークスペース(フォルダのようなもの)が自動的に作成・追加されます。

各デモサンプルのワークスペースを追加した状態がこちら。

ワークスペースを作成・追加|proofrog

テキストと画像やデザイン両方が含まれているデータの差分がどのように確認できるのかを知りたい方は「製品広告チラシ」がおすすめです。契約書などのテキスト中心のデータは「医薬添付文書」、デザイン中心のデータは「医薬パッケージ」で確認すると良いでしょう。

ワークスペース内に保存されているデータの確認方法

ワークスペース内のデータ一覧|proofrog

差分を確認したいワークスペースを選択するとデータの一覧がタイル状で表示されます。

各データはバージョンごとにアップロード日時順に並んでいるので、個別に確認したい時は各データをクリックするだけでOKです。(上図だと見切れていますがアップロードした年月日と時間が各ファイルごとに表示されています)

前のバージョンと比較したい時は、画面内ボタン「+ 前のバージョンと比較」をクリックします。

前のデータとの差分を確認する

「+ 前のバージョンと比較」→「(任意の比較オプションを選ぶ)」→「+ 作成」と進むと上図のような比較画面へと遷移します。

差分確認画面|proofrog

全体表示だと見づらい場合は、画面内下部メニューの+-アイコンで拡大縮小、マウス操作で表示位置を調整可能です。

表示位置の変更と拡大縮小|proofrog

差分データで異なる部分は赤くマーキングされるため、ひと目で場所を特定できるようになっています。デザインデータはもちろん、テキストのみで構成された契約書などのフォーマットの差別チェックも容易に行うことができます。

【補足】「+ 新規追加」を使う際の注意点

管理画面内メニュー「+ 新規追加」を選択すると新規ワークスペースを作成できます。

このワークスペースにはドラッグアンドドロップでファイルを追加していくことが可能ですが、同じワークスペースには同じフォーマットのデータを入れて管理する必要があります。

ワークスペースはPCでいえばフォルダのようなものなので、全く関係ないデータはもちろん、差分とは言えないほど異なるフォーマットの文章やデザインデータを入れると管理やチェックを行う上では無意味になってしまいます。ご注意ください。

「proofrog」にアップロードできるデータ

「proofrog」にアップロード可能なデータは下記の通りです。

  • PDF(.pdf)
  • イラストレーター(.ai)
  • フォトショップ(.psd)
  • 画像(.jpeg .tiff .png)
  • ワード(.docx)
  • パワーポイント(.pptx)

その他、「ファイルあたりの上限50MB」「画像サイズ4500×4500px まで」「PDFは最大10ページまで、150dpi でラスタライズ」などの条件があります(※当記事公開時点)。

「proofrog」の有料プランについて

料金プラン|proofrog

「proofrog」の有料プランは「LITE」で月額800円から利用可能です。

  • 20個のワークスペース(無料版:5個)
  • 合計1000個のファイル(無料版:20個)
  • 合計1000個の比較プロジェクト(無料版:20個)
  • 5GBのストレージ(無料版:100MB)
  • 3ユーザーまで共有(無料版:1ユーザーのみ)

といったように無料版と比較するとボリュームが全く違ってきます。ビジネス用途で利用するならストレージが100MBではすぐに足りなくなることが予想されるため、有料プランはほぼ必須と言えるでしょう。

まとめ

「proofrog」はテキストだけでなく図形や画像を含むデザインデータなど業務で使うほぼ全ての電子ファイルの差分を容易に比較できます。

ファイルごとに保管されたデータを確認する際に時間をかけてひとつずつ開いて作業を行っている方はいまだに多くいらっしゃるかと思いますが、このような時間をかければ誰にでもできる作業こそ無駄を省いて効率化すべきではないでしょうか。

シンプルで使いやすいインターフェースでPC作業が不得手であってもとっつきやすいのが「proofrog」の良いところです。まだ使ったことがないのであればぜひ一度触ってみてくださいね。